PDF jest naprawdę wygodnym formatem, ponieważ pozwala przenosić dokument bez możliwości jego przypadkowej edycji i z gwarancją zachowania takiego samego wyglądu. Jednak w codziennej pracy nie zawsze tak jest. Można jednak ułatwić sobie życie, wybierając lepszy program do pracy z takimi dokumentami.
Konwersja z PDF do formatów edytowalnych
Można oczywiście w wielu programach dość dobrze edytować same pliki PDF, jednak nadal uznaje się je zasadniczo za niepodlegające edycji. Wprowadzanie dalej idących zmian wymaga przeważnie konwersji do innych formatów, a to funkcja, która wcale nie jest powszechna. Dlatego warto zwracać uwagę na to, by używane do obsługi PDF programy dawały możliwość łatwej konwersji nie tylko do jednego formatu, ale najlepiej do kilku różnych. To, jakie rozszerzenia powinny się znaleźć na obsługiwanej liście docelowej, zależy oczywiście od charakteru dokumentów, natomiast podstawę dziś powinien w większości przypadków stanowić sprawnie działający moduł OCR.
Selektywne pobieranie danych
Funkcja zaznaczania i kopiowania jest w podstawowym zakresie obsługiwana przez wiele programów do pracy z plikami PDF, natomiast bardzo często więcej z tym problemów niż korzyści. Skopiowane fragmenty przeważnie wymagają żmudnej obróbki, co oznacza, że w porównaniu z ręcznym przepisaniem nie zyskuje się nawet odpowiednio dużo czasu, a ryzyko błędu niekoniecznie jest mniejsze.
Niektóre używane do obsługi plików PDF programy pozwalają na selektywne pobieranie danych, ale w takiej formie, że można je praktycznie bez dalszej obróbki zaimportować w innych narzędziach. W ten sposób można przetwarzać fragmenty arkuszy kalkulacyjnych, faktur czy dokumentów o znanej strukturze. W połączeniu ze wspomnianym już modułem OCR daje to potężne możliwości przenoszenia danych między różnymi systemami i programami.
Tworzenie i obsługa bibliotek
Programów do obsługi PDF-ów nie kupuje się po to, żeby opracować pojedyncze dokumenty. Są niezbędne, gdy materiałów źródłowych jest bardzo dużo i konieczne jest ich katalogowanie. Jeśli można zrobić to w ramach biblioteki wewnątrz programu, to tym lepiej. W ten sposób zyskuje się możliwość szybkiego przeglądania archiwalnych dokumentów inaczej niż tylko przez przeszukiwanie struktury katalogów na dysku. W niektórych przypadkach zapisywane są też daty ostatnich edycji, co sprawia, że można się w prosty sposób poruszać po bibliotekach liczących nawet tysiące plików.
Oczywiście taka forma porządkowania nie zastąpi systemu archiwizacji dokumentów w firmie, natomiast pozwala łatwo zarządzać plikami na przykład w pojedynczym dziale, gdzie trzeba regularnie wracać do starszych danych, przygotowując zestawienia lub nowe umowy na podstawie wzorów.
Artykuł partnera
Komentarze (0)