Profesjonalne porządkowanie firmowych zbiorów ma szereg zalet i nie kończą się one jedynie na zwiększeniu ładu w biurze. Najważniejszą korzyścią jest to, że ze zarchiwizowanymi aktami dużo łatwiej będzie nam przestrzegać obowiązujących przepisów. Oczywiście stanie się tak, tylko jeśli z odpowiedzialnością podejdziemy do kwestii ochrony danych.
Bezpieczna archiwizacja dokumentów - co musisz wiedzieć, jeśli planujesz takie przedsięwzięcie?
Porządkowanie może być ryzykowne. Moc dokumentów, które trzeba odpowiednio skategoryzować, oznaczyć, nadać właściwy termin przechowywania - nie da się ukryć, że w takich warunkach łatwo o chaos. Jednocześnie nie możemy doprowadzić do pomyłek. Jeśli archiwizacja dokumentów nie zostanie wykonana rzetelnie, przedsiębiorca nie będzie mógł wywiązać się ze swoich obowiązków.
Błędy to również utrudnione wykonywanie obowiązków. Z kolei bezpiecznie archiwizowanie dokumentów, przeprowadzone z najwyższą dokładnością, w znaczny sposób może ułatwić nam planowanie i realizowanie czynności związanych z codzienną obsługą klienta czy z kontaktem z podmiotami kontrolującymi. Jak widać więc warto znać zasady archiwizacji, wiedzieć, jak krok po kroku ją zaplanować, a następnie przeprowadzić. Oprócz tego musimy jeszcze przeznaczyć na porządkowanie pewien czasu. Przepisy nie nakazują nam, aby samodzielnie się tym zająć, dlatego z możemy przekazać to zadanie na zewnątrz.
Usługi archiwizacyjne - co zyskujesz, korzystając z propozycji specjalistów?
Eksperci, zajmujący się profesjonalnie archiwizacją akt, działają w oparciu o jasno doprecyzowane procedury. To dzięki nim proces przebiega sprawnie i bez żadnych opóźnień. Usługi archiwizacyjne kierowane są do firm, którym zależy na tym, by rzetelnie zająć się takim obowiązkiem jak bezpieczna archiwizacja dokumentów. Przekazanie tych działań na zewnątrz sprawia, że możemy:
-
skorzystać z usług wykwalifikowanych, doświadczonych ekspertów, znających zasady archiwizowania akt;
-
mieć pewność, że proces odbędzie się w zabezpieczonych obiektach, do których wstęp mają tylko wybrane osoby;
-
nie martwić się konsekwencjami złamania przepisów, bo firmy oferujące usługi archiwizacyjne przestrzegają wszystkich wymogów prawnych.
Profesjonalną pomoc na tym polu oferuje m.in. firma Rhenus Data. Przedsiębiorstwo zajmuje się także niszczeniem i skanowaniem dokumentów.
Artykuł partnera
Komentarze (0)