Faktury elektroniczne mogą być wystawiane i otrzymywane w dowolnym formacie. Czy i jak w ich obrocie może pomóc wykorzystanie systemu EDI?
Faktura elektroniczna – pojęcie i format
Faktury elektroniczne na stałe wpisały się do polskiego obrotu gospodarczego. Przyczyniło się do tego zarówno zrównanie efaktury z wersją papierową dokumentu, co nastąpiło już w 2005 roku mocą Rozporządzenia Ministra Finansów i potwierdzone zostało nowelizacją Ustawy o podatku od towarów i usług w 2014 roku, jak i wprowadzenie faktury elektronicznej w zamówieniach publicznych.
Zgodnie z art. 2 pkt 32 u.p.t.u efakturą jest faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zatem ustawodawca pozostawił podatnikowi dowolność w kwestii wyboru formatu faktury online. W praktyce oznacza to, że faktury elektroniczne przyjmują format ustrukturyzowanych komunikatów XML, a także dokumentów PDF lub JPG. Nowoczesnym rozwiązaniem, które pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, wyeliminować ryzyko błędów związane z samodzielnym wprowadzaniem danych, ale przynoszącym też szereg innych korzyści jest wykorzystanie technologii elektronicznej wymiany danych tzw. EDI.
EDI a wystawianie i wysyłanie efaktur
EDI, czyli elektroniczna wymiana danych to system, który umożliwia elektroniczną wymianę ustrukturyzowanych komunikatów i informacji pomiędzy systemami komputerowymi organizacji. Co istotne, odbywa się to automatycznie, bez udziału czynnika ludzkiego. Za pośrednictwem systemu EDI można tworzyć i przekazywać takie dokumenty jak zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłek, ale także efaktury.
Wdrożenie systemu EDI w firmie wymaga z pewnością zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń i wypracowanych standardów działań. Można podjąć się tego zadania samodzielnie lub skorzystać z usług doświadczonych operatorów m.in. EDISON S.A. Bez względu na to, jaką drogę wybierze dana firma, należy podkreślić, że faktury online, w tym faktury elektroniczne edison.pl, muszą zawierać takie same elementy jak faktura w wersji papierowej. Do najważniejszych należą:
- data wystawienia,
- numer, który jednoznacznie identyfikuje dokument,
- określenie podatnika i nabywcy towaru lub usługi,
- stawka podatku i kwota podatku,
- cena jednostkowa,
- kwota należności ogółem.
Autentyczność i integralność faktur elektronicznych a EDI
Jednym z obowiązków podatnika jest zapewnienie fakturze, w tym fakturze online, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Ustawodawca wskazał, że możliwe jest to przy pomocy dowolnych kontroli biznesowych. Co istotne, w odniesieniu do efaktur możliwe jest to także w razie wykorzystania:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
- elektronicznej wymiany danych EDI.
Wdrożenie systemu ułatwia zatem podatnikowi spełnienie ustawowego obowiązku.
Czym jest autentyczność, integralność i czytelność faktury? Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność, co do tożsamości dostawcy towaru lub usługi. Integralność treści oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinien on zawierać. Czytelność faktury, w tym faktury elektronicznej, to możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych w niej zawartych.
Przechowywanie faktur online a EDI
Archiwizacja faktur elektronicznych przy wykorzystaniu systemu elektronicznej wymiany danych to sposób na nowoczesne gromadzenie dokumentów. Zgodnie z przepisami, podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wynosi 5 lat. Ponieważ ustawodawca nie określił w żaden szczególny sposób jak przechowywać efaktury, przyjmuje się, że zasady są tożsame z archiwizowaniem dokumentów w wersji papierowej.
Do gromadzenia faktur online można wykorzystać zatem także wdrożony w firmie system EDI. Umożliwia on bezpieczne przechowywanie faktur elektronicznych, które pozwala także na zaoszczędzenie przestrzeni, ale i czasu – dostęp i odnalezienie określonego dokumentu są bowiem o wiele szybsze i łatwiejsze.
Artykuł partnera
Komentarze (0)