Prowadzenie zewnętrznej księgowości firmowej oraz długotrwały obieg dokumentów generują duże koszty. Obniżenie kosztów księgowości i przyspieszenie przepływu faktur firmowych przynoszą więc duże oszczędności. Jak działa fakturowanie online?
Według analizy rynku księgowych przeprowadzonej przez Fundacje Rozwoju Biznesu „Starter” w 2012 r. aż 60% firm nie miało zaufania do księgowości online. Obecnie 28% przedsiębiorców prowadzi księgowość samodzielnie, z czego 20% korzysta z elektronicznych systemów rozliczania. Rozwój nowych technologii i łatwy dostęp do Internetu przyczyniają się do powstawania nowoczesnych systemów księgowości elektronicznej. Dlaczego programy do fakturowania stają się coraz popularniejsze? Pozwalają na przyspieszenie obiegu dokumentów wewnątrz firmy, a także między klientem, przedsiębiorcą i instytucjami państwowymi. Poza szybkim rozliczeniem się z urzędami czy klientami, przedsiębiorca może obniżyć koszty księgowości, stosując fakturowanie online. Średni koszt zewnętrznych usług księgowych to 300–400 zł miesięcznie. Programy do księgowości online oznaczają wydatek rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie, przy czym zależy on od wybranego pakietu.
Program do fakturowania
Dzięki dobremu programowi do księgowości elektronicznej, można zarządzać sprzedażą i wystawiać faktury online. Fakturowanie dotyczy wystawiania dokumentów normalnych, zaliczkowych i pro forma. Czas operacji może potrwać tylko 10 sekund dzięki temu, że ustawienia zostaną zapisane przez przedsiębiorcę. Program umożliwia wprowadzenie danych firmy wystawiającej fakturę i odbiorcy. Po jednorazowym wprowadzeniu danych można wyszukiwać je w pamięci programu do fakturowania i wystawić dokument w kilka sekund. Bardziej rozbudowane programy oferują połączenie z bazą danych GUS (Głównym Urzędem Statystycznym). Połączenie online sprawia, że po wpisaniu NIP do programu, pozostałe dane uzupełniane są automatycznie. Dzięki takiemu rozwiązaniu wystawca dokumentu unika błędów związanych ze źle wprowadzonymi danymi.
Ścisła kontrola magazynu i faktury online w jednym programie
Fakturowanie online to niejedyna opcja programów do księgowości elektronicznej. Kolejną zaletą programu do fakturowania jest ścisła kontrola magazynów i prowadzonej sprzedaży. W systemie można stworzyć pełen katalog oferowanych produktów i usług. Można do niego dodać również zdjęcia, co ułatwi rozpoznanie sprzedawanych przedmiotów. Zdefiniowanie wszystkich towarów i usług daje możliwość prostego ich dodawania do faktury online. Program pozwala także na blokadę sprzedaży produktów już niedostępnych w magazynie. Kontrola magazynu pozwala również na przeprowadzenie inwentaryzacji online i spisu z natury. Poza wystawianiem faktur i kontrolą magazynu, program do księgowości elektronicznej umożliwi też wystawienie JPK (Jednolitych Plików Kontrolnych), wysyłanie deklaracji podatkowych i analizę danych własnej firmy.
Zalety księgowości elektronicznej
Fakturowanie online obniża przede wszystkim stałe koszty księgowości. Korzystanie z zewnętrznego biura rachunkowego wiąże się z wydatkiem średnio 400 zł miesięcznie, a należy dodać, że nie jest to koszt stały. Może on wzrosnąć wraz z większą liczbą wystawionych faktur. Program do fakturowania jest znacznie tańszy i w zależności od wybranego pakietu kosztuje kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Dzięki połączeniu online z GUS można wystawić klientowi fakturę przy użyciu smartfona, w miejscu spotkania, nawet w kilka sekund.
Dodatkowym atutem programu jest moduł POS. Dzięki jego funkcjonalności sprzedawca może skupić się wyłącznie na procesie sprzedaży, czyli wyborze produktu z listy kafelek, nadaniu rabatu czy wyborze opcji płatności gotówką, kartą lub przelewem. Warte podkreślenia jest istnienie systemu podpowiedzi towarów powiązanych. Ta intuicyjna funkcja, przyczynia się do zdecydowanego zwiększenia sprzedaży.
Programy do księgowości elektronicznej, takie jak Comarch ERP XT, pozwalają na ścisłą kontrolę biznesu przez efektywne zarządzanie magazynem i sprzedażą.
Szybsza obsługa klientów to więcej zawartych transakcji. Brak księgowości zewnętrznej przekłada się na obniżenie kosztów firmowych. Obniżenie kosztów oraz większe zyski można uzyskać przez niezależną księgowość online.
Artykuł partnera
Komentarze (0)