Zadania osoby zarządzającej flotą samochodową - Krótki przewodnik

Fleet menedżer, zwany potocznie flotowcem, to osoba, która opiekuje się firmową flotą samochodową.  Sprawowanie pieczy nad służbowymi samochodami wymaga fachowej wiedzy i wielu innych zdolności. Wyjaśniamy, co należy do zadań osoby zarządzającej flotą i jakie wyzwania stają przed nią każdego dnia.

W zależności od firmy, na wizytówce flotowca mogą znajdować się rozmaite stanowiska: kierownik transportu, fleet menedżer, specjalista ds. gospodarki paliwowej i zarządzania flotą czy dyrektor logistyki. Jeśli firma dysponuje imponującej wielkości flotą, do jej obsługi może być niezbędna nie jedna, a kilka osób.

Nie tylko zakup samochodów

Praca na stanowisku fleet menedżera wiąże się ze sporą odpowiedzialnością i dużym zakresem obowiązków. Zadaniami opiekuna floty jest nie tylko zakup i sprzedaż firmowych aut oraz ich obsługa serwisowa, ale również dokonywanie rozliczeń, zgłaszanie i rozliczanie szkód komunikacyjnych czy rozliczanie kilometrówki. Do obowiązków flotowca należy także: dbanie o terminową wymianę opon, przeglądy i naprawy powypadkowe, monitorowanie jakości serwisowania aut, akceptacja (a nierzadko także kwestionowanie) czynności serwisowych czy kosztów.

Codziennością osoby na tym stanowisku jest tworzeniu raportów, zestawień i analiz.

Tworzenie raportów i zestawień

Kluczowymi cechami, które powinien mieć dobry flotowiec, są dokładność, cierpliwość i zdolności analityczne. Analizowanie danych i porównywanie ofert to niezwykle ważna część obowiązków menedżera floty. Szczegółowe analizy często stają się podstawą do optymalizacji kosztów w firmie.

Warto zaznaczyć, że na kosztach związanych z użytkowaniem służbowych samochodów można zaoszczędzić naprawdę sporo.

Wybór kart paliwowych

Jedną z najważniejszych decyzji osoby odpowiedzialnej za zarządzanie firmową flotą jest wybór dostawcy kart paliwowych. Karty paliwowe umożliwiają kontrolowanie kosztów tankowania, dają także możliwość uzyskiwania comiesięcznych raportów dotyczących zużycia paliwa i pozostałych kosztów ponoszonych na stacjach benzynowych.

Dobrze dobrane karty paliwowe usprawniają proces użytkowania służbowych aut na wielu poziomach. Pracownikom poruszającym się służbowymi samochodami umożliwiają wykonywane bezgotówkowych transakcji na stacjach benzynowych. Dzięki jednej  zbiorczej fakturze odciążają dział księgowości. Dzięki monitorowaniu i kontroli wykonywanych transakcji pomagają uniknąć nadużyć i oszustw.

Wybór leasingodawcy

Jeśli firma leasinguje pojazdy, do obowiązków fleet menedżera należy również zebranie i przeanalizowanie ofert poszczególnych leasingodawców oraz wybór tej, która okaże się dla firmy najlepsza. Konsekwencje takiej decyzji mogą bowiem przynieść firmie odczuwalne oszczędności lub przeciwnie -  wygenerować dodatkowe, niepotrzebne koszty. Nie mniej ważne od wyboru najlepszej oferty jest monitorowanie rynku i uaktualnianie informacji.

Obowiązki flotowca – nie zawsze takie same

W zależności od wielkości firmy i specyfiki branży, obowiązki fleet menedżera mogą wyglądać odmiennie. Badanie Floty Auto Biznes pokazało, że aż 81 procent osób, które opiekują się firmowymi flotami, poza zadaniami związanymi bezpośrednio z autami, posiada jeszcze inne obowiązki. Są to np.: zakupy biurowe, zarządzanie nieruchomościami czy obsługa ubezpieczeń (nie tylko komunikacyjnych).

Flotowiec – człowiek do zadań specjalnych

Jak wygląda przeciętny dzień flotowca?

Praca specjalisty często zaczyna się już bardzo wcześnie rano. Jego głównym narzędziem jest bowiem telefon komórkowy, który może zadzwonić jeszcze przed rozpoczęciem pracy w biurze.

Wypadek, stłuczka, a może potrzeba holowania – na takie zdarzenia trzeba przecież zareagować jak najszybciej.

W ciągu dnia fleet manager często musi godzić wykonywanie codziennych, rutynowych obowiązków z koniecznością „gaszenia pożarów” i szybkimi reakcjami na bieżące potrzeby współpracowników i klientów. Przykład: kolega z działu sprzedaży właśnie zadzwonił z informacją o kolizji, dyrektor administracji niecierpliwie oczekuje na nowy samochód, a ubezpieczyciel przypomina, by jak najszybciej odpisać na wiadomość.

Współczesny fleet menedżer

Dzisiejszy fleet menedżer nie jest już tylko osobą, która musi odstawić samochód do warsztatu czy zorganizować przegląd lub wymianę opon. Współczesny flotowiec to osoba doskonale wykształcona i znająca najnowsze tendencje na rynku służbowych samochodów. Dzięki jego wiedzy i kompetencjom firma może nie tylko całkiem sporo zaoszczędzić, ale również zdobyć przewagę konkurencyjną na rynku.

Artykuł partnera

Zobacz również
Komentarze (0)
Zostaw komentarz