Ewidencje czasu pracy nie muszą być prowadzone w tradycyjnej formie.
Ewidencjonowanie czasu pracy zatrudnionych jest obowiązkiem, który na pracodawców nakłada nie tylko Kodeks Pracy, ale także Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika i ustawa regulująca kwestie minimalnego wynagrodzenia.
Ewidencje prowadzone są głównie po to, by prawidłowo ustalać wynagrodzenie pracowników oraz inne świadczenia, które są związane z pracą.
Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy?
Powinny się w nich znajdować informacje związane z wykonywaną pracą w poszczególnych dobach (także w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w nadgodzinach), z dyżurami, urlopami, zwolnieniami oraz innymi nieobecnościami w pracy.
Co ważne, ustawodawca nie wskazał wzoru, który powinien kontrolować czas pracy zatrudnionego. Karta ewidencji powinna być stworzona tak, by zawierać wszystkie niezbędne informacje oraz wskazywać rzeczywiście przepracowane w każdej dobie godziny. Ewidencja nie musi nawet (chociaż oczywiście może) ukazywać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy – najważniejsza jest liczba godzin w każdym dniu. Karty dotyczyć mogą różnych okresów – tygodni, miesięcy, kwartałów czy też pełnego roku.
Swego rodzaju dowolność w tym zakresie – także w odniesieniu do stosowanych w kartach symboli – pozwala na to, by ewidencja czasu pracy w danej firmie funkcjonowała w formie elektronicznej.
Jak działa elektroniczna ewidencja czasu pracy?
Działanie elektronicznych ewidencji omówić warto na przykładzie inEwi – innowacyjnej aplikacji do zarządzania czasem pracy. Do jej użytkowania wystarczy telefon, tablet lub komputer: dzięki nim wszystkie niezbędne informacje są do systemu wprowadzane w prosty sposób, a następnie przetwarzane do przejrzystych zestawień. Pracownicy posługują się własnymi kodami QR, a aplikacja podpowiada, które zdarzenia powinny być odznaczone. Z kolei pracodawcy do wszystkich danych mają dostęp online.
Elektroniczna forma pozwala ograniczyć nadmierne zużycie papieru, bez szkody dla przechowywanych danych. Informacje archiwizowane są przez co najmniej trzy lata – nawet wtedy, gdy użytkowanie systemu zostaje zakończone. Możliwy jest również łatwy wydruk dokumentacji (także w postaci gotowych zestawień), jeśli wglądu do niej zażądają pracownicy czy organy kontrolne.
Usprawnianie pracy przedsiębiorstwa jest zawsze pożądane. Elektroniczna kontrola czasu pracy umożliwia je także poprzez uproszczenie zadań działu kadr i płac. Dodatkowo, niewielkie koszty wdrożenia systemu pozwalają stwierdzić, że to inwestycja wręcz niezbędna!
Materiał zewnętrzny
Top 3