Sprawny obieg dokumentów w firmie – na czym polega i jaką pełni rolę?

Każde przedsiębiorstwo codziennie tworzy oraz otrzymuje duże ilości dokumentów, które są nieodłącznym elementem jego funkcjonowania. Prawidłowe i dostosowane do potrzeb firmy zarządzanie ich obiegiem pomaga znacząco usprawnić procesy biznesowe oraz pozytywnie wpływa na praktycznie każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. W celu poprawy wydajności i efektywności swojej codziennej pracy z dokumentacją coraz więcej organizacji decyduje się zastąpić tradycyjny obieg dokumentów w firmie jego nowoczesnym, zdigitalizowanym i zautomatyzowanym odpowiednikiem.

Sprawny obieg dokumentów w firmie i jego znaczenie

Sporządzanie różnego rodzaju pism, formularzy i innego rodzaju dokumentów stanowi jeden z kluczowych procesów operacyjnych realizowanych przez współczesne przedsiębiorstwa. Odpowiednie zarządzanie ich przekazywaniem, gromadzeniem i udostępnianiem znacząco wpływa na efektywność funkcjonowania całej organizacji. Sprawny obieg dokumentów ma szczególne znaczenie w przypadku dużych firm o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, które współdzielą dokumentację między poszczególnymi działami, filiami zlokalizowanymi w różnych miastach, a nawet krajach. Niemniej jednak, z nowoczesnych technologii usprawniających obieg dokumentów w firmie skorzystają także mniejsze przedsiębiorstwa. Wdrożenie odpowiednich do ich potrzeb systemów cyfryzacji i zautomatyzowanego zarządzania dokumentacją pozwala przyspieszyć realizację zadań oraz znacząco podnieść ich efektywność i jakość.

Z pojęciem elektronicznego obiegu dokumentów z pewnością spotkał się już każdy przedsiębiorca. Bardzo trudno jest bowiem wyobrazić sobie sprawną organizację firmy bez wsparcia nowoczesnych rozwiązań informatycznych, których zadaniem jest zebranie wszystkich zasobów dokumentacyjnych firmy w jednym miejscu, ich usystematyzowanie według ściśle określonych reguł oraz ułatwienie uzyskiwania dostępu do poszczególnych dokumentów przez uprawnionych użytkowników. Sprawny obieg dokumentów w firmie bezpośrednio przekłada się bowiem na płynność jej pracy, wspierając zarówno wszystkie zachodzące wewnątrz organizacji procesy, jak i podnosząc jakość relacji z kontrahentami i otoczeniem biznesowym.

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie i związana z nim problematyka

Na zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie składają się liczne procesy odnoszące się bezpośrednio do posiadanej przez nią dokumentacji. Należą do nich takie czynności, jak m. in. rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikowanie i archiwizowanie dokumentów znajdujących się w zasobach firmy. Dokumenty te to zarówno pisma generowane przez samą firmę, jak i dokumentacja napływająca do niej z zewnątrz.

Tradycyjny model zarządzania przepływem dokumentów w przedsiębiorstwie niesie konieczność zaangażowania pracowników posiadających określone kwalifikacje oraz przeznaczenia miejsca do fizycznego przechowywania dokumentacji. Wszystko to wymaga dużych nakładów czasu, środków finansowych oraz jest obarczone pewnym ryzykiem. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej oraz ręczna manipulacja zasobami wiąże się bowiem z ryzykiem przypadkowego zniszczenia dokumentów, ich zagubienia oraz koniecznością poświęcenia sporych ilości czasu na lokalizację potrzebnych w danym momencie pism.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie - najważniejsze korzyści

Jak widać, tradycyjny model obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie nie jest rozwiązaniem idealnym. Z uwagi na jego niską wydajność oraz wpływ na spowalnianie procesów biznesowych zachodzących wewnątrz organizacji, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który jest realizowany za pomocą specjalnych systemów informatycznych usprawniających zarządzanie dokumentacją i podnoszących jego jakość. Elektroniczny obieg dokumentów ma za zadanie skrócenie czasu potrzebnego na obsługę dokumentacji, usprawnienie procedur obiegu dokumentów oraz zapewnienie firmie lepszej kontroli nad całokształtem zachodzących w niej procesów dotyczących dokumentacji.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na rejestrowanie i archiwizowanie wszystkich dokumentów firmowych w wersji elektronicznej, co zwalnia firmę z konieczności utrzymywania i odpowiedniego zabezpieczenia fizycznego archiwum. Najbardziej innowacyjne i funkcjonalne systemy do zarządzania dokumentacją to rozbudowane narzędzia, które oferują wiele przydatnych funkcji usprawniających procesy związane z obiegiem dokumentów. Pozwalają użytkownikom na tworzenie wszelkich formularzy, ankiet, raportów, wniosków urlopowych, zawiadomień i wielu innych przydatnych w codziennej pracy dokumentów. Dokumentacja jest sprawnie przekazywana między poszczególnymi podmiotami biorącymi udział w jej procesowaniu, a dostęp do poszczególnych plików uzyskuje się na podstawie odgórnie nadanych uprawnień, co pozwala także lepiej chronić wrażliwe i poufne dane.

Dobry system do zarządzania obiegiem dokumentów powinien odpowiednio odzwierciedlać strukturę organizacyjną firmy oraz umożliwiać zachowanie istniejącej w niej hierarchii uprawnień. Rozwiązanie tego typu powinno pozwalać również na wprowadzenie niezbędnych modyfikacji, które pozwolą na systematyczne dostosowanie jego funkcjonalność do aktualnych potrzeb korzystającej z niego organizacji. Na szczególną uwagę współczesnych, wymagających firm poszukujących rozwiązania idealnie odzwierciedlającego potrzeby ich biznesów zasługują platformy low-code. Są to nowoczesne i przyszłościowe rozwiązania informatyczne, które pozwalają na tworzenie "szytych na miarę", wysoko funkcjonalnych narzędzi, z których korzystanie nie uzależnia firmy od usług konkretnych zespołów deweloperskich. Warto tu dodatkową uwagę zwrócić na to, czy taki system umożliwia wprowadzanie zmian i modyfikacji na tyle szybko i sprawnie, aby nadążać za rytmem biznesu oraz dynamicznie ewoluujących oczekiwań i wymagań użytkowników.

Artykuł sponsorowany

Zobacz również
Komentarze (0)
Zostaw komentarz