Dobrze urządzone archiwum to miejsce, gdzie wszystko jest na swoim miejscu, odpowiednio uporządkowane i łatwe do odszukania w każdej chwili. Archiwum zakładowe powinno gwarantować zabezpieczenie akt i innych przechowywanych dokumentów przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, pożarem, zapewnić zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.
Każde archiwum powinno posiadać ochronę przeciwpożarową, ochronę przed włamaniem i przed nasłonecznieniem. Stan techniczny budynku, w którym mieści się archiwum powinien być regularnie sprawdzany, dokładnie należy sprawdzać wszelkie instalacje, alarmy, stan techniczny wszelkich urządzeń znajdujących się w archiwum.
Regały do archiwum
Każde pomieszczenie archiwalne powinno być wyposażone w solidne i funkcjonalne regały metalowe - stacjonarne lub przesuwne dostosowane do przechowywania teczek, segregatorów i pudeł archiwalnych. Regały archiwalne usprawnią organizację różnego rodzaju archiwów.
Zapewniają bezpośredni, swobodny dostęp do każdej półki i do wszystkich dokumentów. Umożliwiają łatwą kontrolę stanu archiwum, są łatwe i szybkie zarówno w montażu, jak i w demontażu. Solidne wykonanie i duża stabilność sprawia, że regały archiwalne będą w nienagannym stanie służyć przez wiele lat. Są odporne na korozję i zabrudzenia. Zapewniają komfort i usprawnienie codziennej pracy.
Zapewniają też maksymalne wykorzystanie powierzchni archiwalnej. Producenci dbają o to, by wymiary regałów można było dostosować do wymiarów pomieszczenia i przechowywanych dokumentów. Każdy regał powinien być oznaczony w odpowiedni sposób.
Inne elementy wyposażenia archiwum
W wyposażeniu archiwum zakładowego powinny się znaleźć także urządzenia kontrolujące temperaturę oraz wilgotność powietrza, nawilżacze powietrza. Niezbędnym wyposażeniem archiwum są metalowe szafy, schodki lub drabinki umożliwiające łatwy dostęp do wysoko usytuowanych półek.
Potrzebne jest też biurko i krzesło dla archiwisty, komputer z drukarką, materiały do pracy (papier, pudła, teczki, druki i inne materiały biurowe), stolik i krzesło do udostępniania użytkownikom akt na miejscu. W każdym archiwum powinien się znaleźć też podręczny sprzęt gaśniczy.
Aby przechowywane dokumenty utrzymać w prawidłowym stanie, archiwum należy wyposażyć też w specjalny odkurzacz, gąbki, ściereczki z mikrofibry, proszki do czyszczenia papieru, środki do odkażania.
Materiał zewnętrzny
Komentarze (0)